- 仕事が全然終わらない
- 残業の毎日
- 業務効率を上げたい
サラリーマンなら一度は思ったことがありますよね。
なぜ仕事が終わらないのか。
残業残業の毎日でへとへとになってはいませんか。
私も残業の毎日でしたが、業務改善を3ヶ月ほどひたすらに続けた結果、定時上がりを実現できるようになりました。
今回は私が実際に日々の残業地獄から、毎日定時上がりを実践できた業務改善の方法をご紹介したいと思います。
業務改善フロー
業務内容の洗い出し
まずは自分の業務内容の洗い出しを行いましょう。
2つの視点で洗い出しを行ってみてください。
- 自部署が本来行うべき役割・業務内容を明確化する
- 現状どれだけの時間にどれだけの時間がかかっているかを見える化する
本来自部署で処理すべき内容の仕事でなくても、仕事を押し付けられている場合が多々あります。業務内容を整理して、然るべき役割の部署へお願いする必要があります。
また、業務の見える化については、家計簿と同じです。
具体的に何にどれだけかかっているかをまずは把握することが重要。
そして効果の大きなものから取り組みを進めていきます。
業務内容の優先順位付け
業務内容に優先順位付けを行っていきます。
基本的には重要度と効果で決めるとよいです。
重要度＞効果の順で整理を行なっていきましょう。
私は参考までに下記のように簡略化しました。
- S・・・重要度大 顧客に関わるもの
- A・・・効果大 業務が大幅に改善されるもの
- B・・・業務が改善されるもの
- C・・・その他改善・整理したいもの
Sから順番に取り組みを開始していきます。
業務改善に向けたアクション
私の経験によると、自分の仕事が進められない理由は下記2つに分けられます。
- どこにデータがあるか分からない
- 誰に聞けばよいか分からない
- 作業自体に時間がかかる
1.2の場合は一人で迷っている、困っている時間を無駄にしています。
3.の場合は楽に作業する方法を考える必要があります。
この課題を解決するための具体的アクションは大体の場合、次の3つに分けられます。
必要情報の整理
- データーベースの構築
- デスクトップフォルダの整理
- 会社共通フォルダの整理
データベースがあるものに関しては、どのベースでどういったデータが抽出できるのか、どの粒度のデータが抽出できるのかを洗い出し、自分なりに整理しましょう。
また使い勝手がよいデータベースがない場合には、自分でデータベースを構築してしまいましょう。
基本的にデータベースを2つ以上組み合わせて集計を行なっているような作業は一つのデータベースで完結するようにしましょう。
フォルダ関係の整理も非常に重要です。
資料は日々増え続けていくばかりで、減ることは絶対にありません。
フォルダの階層分けを行い、保存のルールを決めて運用しましょう。
そうすることで、資料を探す手間を省くことができません。
しっかり項目ごとに分類することをおすすめします。
例としてはこのような感じです。
- 00-販売
- 01-商品別販売実績
- 02-顧客別販売実績
- 03-地域別販売実績
- ・・・
- 10-販促
- 11-顧客関連情報
- 12-販促資料
- 13-販売価格表
- ・・・
- 20-製造
- 21-コスト
- 22-納期
- 23-品質
- ・・・
共通フォルダに関しては、各々の認識を共通するため、上記のような階層マップを作成するのが望ましいです。
そうすることによって引き継ぎの際もスムーズになります。
各項目の頭に番号をつけておくと、見栄えも良くわかりやすいですね。
問い合わせ窓口の明確化
問い合わせを受けた際に、自分の範疇で分からない事柄に対しては、担当部署に確認を行う必要があります。
自分が問い合わせを受けた際には、すぐに確認を行うために、予め問い合わせ窓口を明確化しておく必要がありますが、それが分からずに一人で困ってしまう人も多いです。
下記3点をしっかりと明確にしておけば、スムーズに確認を行うことができます。
- 案件ごとに対応者の明確化
- 対応フローの明確化
- ルールの策定/判断基準の明確化
これは最終的に誰が決断するのか、どういう判断基準で決断されたのか分からないケースはないでしょうか。
そうすると責任の所在が不明確になり、後であやふやになりかねません。
この案件は、どのようなフローで、どういうルールに基づいて決めるのか、自分が決定しなければいけないケースの場合は、どういった判断基準で決めるのかはしっかりと明確化しておいた方がよいです。
意思決定が早くなると仕事がスムーズに回るようになります。
提携業務の自動化
毎度行わなくてはいけない、提携業務は最も無駄な作業の1つです。
更新頻度の高いもの、作業が煩雑なものからITを利用して順番に自動化してしまいましょう。
代表的なものは下記の通りです。
- 月次報告数値関連資料の自動化
- 受注
- 販売
- 生産
- 在庫
- キャパ
- 納期状況
- 価格表
- コスト
- ・・・
- 各種書類作成
- 見積書
- 庶務
- ・・・
たまに数値の取りまとめを仕事だと勘違いしてしまっている方がたくさんいらっしゃいますが、それはコンピューターでもできる仕事です。
人間の仕事は出てきた数字を利用して分析し、課題を見つけて、改善へ向けた施策立案し、実行することです。
本来はこのスピードをいかに早められるかが大切です。
毎月一つ一つを手作業で作成しているものがあれば今すぐに自動化してしまいましょう。
メンバーへの共有
メンバーへ整理した情報の共有を徹底しておくと、何度も同じような問い合わせを受ける機会がかなり減ってきます。
自分だけが理解していても業務改善の効果は最大化することができません。
メンバーへの周知を徹底し、自分がいなくても回るような組織を目指してください。
業務を改善したいあなたにおすすめの本
私が自分の業務を改善する上で、購入して本当によかった本をご紹介したいと思います。
これらを勉強するだけで、あなた自身の業務は劇的に改善します。
アウトルック最速仕事術
一つ目は「アウトルック最速仕事術」。
メールにアウトルックを使用されている方も多いと思います。アウトルックは、ほぼ毎日必ずしようしますよね。まだマウスを使用していたり、メールを探すのに苦労していたりはしないでしょうか。
この本を購入して、2-3時間勉強してしまえば、あなたの未来の時間は大幅に節約できます。
ショートカットキーやメールの整理の方法など非常にわかりやすく解説されています。
本代以上の価値がありますので、ぜひ購入してみてください。
たった一日で戦力になるEXCELの教科書
こちらの「たった一日で戦力になるEXCELの教科書」も非常におすすめです。
サラリーマンにとってエクセルスキルは必要不可欠。
アウトルック同様毎日使用される方も多いと思います。
いまだにマウスを使用している方は、この本を2~3時間読むだけでマウスいらずです。
マウスとショットカットキーでの作業の差が、積み重なって複利のようにあなたの時間を大幅に節約します。
こちらも1,000円ちょっとで購入できますので、すぐにリターンを回収できます。
4時間のEXCEL作業は2時間で終わる
こちらは上級者向けになります。「4時間のEXCEL作業は2時間で終わる」
まだまだ業務を効率したいと貪欲に向上心を持って取り組める方は「VBA」を学びましょう。
VBAは、「Visual Basic for Applications」の略で、エクセルを自動化できるプログラミング言語のようなイメージです。自分がよく行う作業をプログラムを組んでおけば、ボタン一つで自動的に行ってくれるようになります。
エクセルを極めたい方におすすめです。
まとめ
毎日の少しずつの改善がいずれ大きな効果を生みます。
業務改善は自分の仕事の効率が上がり、仕事がどんどん楽になっていくばかりか、うまくいけば上司にも評価してもらうことができ一石二鳥です。
時間は有限ですので、最小の時間で最大のアウトプットが出せるよう、日々工夫していきましょう。
効率を極めれば時間を生み出すことができ、更に新しいことを学ぶことができます。
