- 資料作成がうまくいかない
- なかなか上司からOKがもらえない
- 資料作成を早く終わらせたい
サラリーマンは少なからず資料作成の機会がありますよね。
なかなか上司からOKがもらえずに、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
今回は執行役員の資料を6年間作成し続けてきた私が、資料作成の方法を伝授します。
本記事を読めば、スピーディーに資料が作成できて上司から一発OKをもらえる資料を作成できるようになるでしょう。
上司を納得させる資料作成術
資料全体のストーリーを描く
資料を作成する際に、いきなり細部から作成しはじめてはいけません。
全体の骨組みから作成するようにしましょう。
結局何が言いたいのかわからない資料になってしまいます。
今回の発表の目的はなんなのか。
その発表を行うためにはどんな内容を目的を盛り込まなくてはならないのか。
こんなこと当たり前だと思った方もいらっしゃるでしょう。
意外と出来ていない方が多いです。
資料作成で多いのは、基本的に
- 業績説明
- 戦略説明
の二つといったところでしょうか。
ケースバイケースではありますが、
- 業績説明：実績→好不調要因分析→課題→対応
- 戦略説明：現状の戦略進捗状況→市場の動き・顧客要望→課題→対応（戦略・追加施策）
という流れが一般的ではないでしょうか。
現状→分析→課題→対応
というのはどこの会社も同じだと思います。
1スライドに伝えたいことのみ記載して骨組みを作りましょう。
全体の骨組みが出来た上で、あらかじめ上司に見せておき、一旦承認をもらっておくと、後の作業がスムーズになります。
後々1から作り直すことがないよう、2割共有を心がけましょう。
資料作成する上で必要な全ての情報を収集
経営者の方は部分的な話を嫌います。
報告内容に関する全ての情報を集めてください。
常に全体感を意識しましょう。
資料作成において一番重要なポイントです。
これも当たり前だと思われた方もいらっしゃるでしょう。
意外と出来てない方が多いです。
例えば、1顧客の要望をあたかも市場全体の要望であるかのように説明したり、部分的な戦略の進捗状況をあたかも全てうまく言ってるかのように説明したり、全体感のわからない資料で溢れています。
一担当者と経営者では見る視点も角度も違いますから、当然といえば当然のことなのかもしれません。
自分が経営者になったつもりで、全体を把握しましょう。
まずは全ての情報を網羅的に集め、下準備を行っていきます。
資料で伝えたいことを基準に重要度を分類
スライド一枚で伝えたいことは基本的に1つと言われていますね。
私の会社は、スライド一枚で言いたいことを4つくらい盛り込む会社です。
ハッキリいって一枚に収まりきりません。
内容の重要度を吟味し、この内容は絶対に外せないという内容を優先順位づけして、文章・キーワードを分類し取捨選択していきます。
情報の粒度は揃える
取捨選択した情報はしっかりと粒度を揃えましょう。
情報は均一な粒度で得られないことも多いです。
ある部分はここまでの情報を含んでいるが、他の部分は含んでいないというような資料になってはいけません。
前提が崩れ、全体感がわからなくなるからです。
どうしても均一な情報に出来ない時は注記を書くようにしましょう。
文章を意味のわかる最低限の言葉にする
全体感を示そうとすると、たくさんの情報を詰め込まなくてはならなくなります。
文章を意味が最低限伝わる表現にカットしていきましょう。
長々とした文章はNGですし、意味が正しく伝わらない表現になってもいけません。
ここが資料作成において、一番難しいかもしれません。
言葉のセンスが問われてきます。
同じような表現ばかりですと陳腐な資料になりますし、統一感がないと違和感のある資料になります。
言葉に意味をもたせる
これも難しいです。
資料内で意味は統一させましょう。
資料作成の上でよく、この言葉はどういう意味で使っているのか聞かれるケースも多いです。
自分の中で、しっかり言葉の定義付けを行いましょう。
様々なケースがありますが、簡単な例ですと
好調不調：何をもって好調不調としているのか？前年を越えれば好調なのか、計画を越えれば好調なのか？などが挙げられます。
前提条件を明示
前提条件は必ず明示しましょう。これから話す部分はどこのどの括りの話なのか。
事業全体の話なのか、特定の地域の話なのか、特定の商品の話なのか。
スライド一枚内でも全体感を意識するように気を配りましょう。
出来るだけ定量的な内容を盛り込む
経営者の方は判断基準がないことを嫌います。
出来るだけ定量的な内容を盛り込みましょう。
〜を求める顧客が多いので、〜な商品の開発ができれば、〜向け顧客で販売できる
- **件中**件の顧客から要望有
- 市場規模は**億円
- **円のコストで機能を満たす商品を開発すれば
- **円の販売が見込める
といった具合です。
定性的な情報だけでは、なかなか判断が出来ません。
データを取り扱う時は客観的なデータを用いるようにしましょう。
経営者は主観的な情報もまた嫌います。
数字は必ず比較して表現するようにしましょう。
数字は単体では意味を持ちません。
比較がなければ、良いのか悪いのかの判断が出来ません。
施策や対応の部分には時系列を盛り込むことも多いです。いつまでに何をやるかを出来る限り明記するようにしましょう。スケジュール出しは経営者の大好物です。
- 定量的なデータ
- 客観的なデータ
- 比較
- スケジュール
資料全体でストーリーが合っているか確認
特にスライド一枚ずつ分担作業を行う場合、前後のストーリーがズレているケースも多々あります。
スライドを見た際に、一言でいうと何を伝えたいのか、それが分かるような資料になっているか
今一度確認しましょう。
ここまで出来れば大方完成です。
細部を最終チェック
ここまで来たら最終仕上げです。
- 字体は統一されているか
- 幅は統一されているか
- 色は使いすぎていないか（3色以内）
- ページ番号は振られているか
- 単位は記載されているか
- 資料全体を通して、同じ意味で表記が異なる部分はないか
など、職場のルールに合わせて自分でチェックリストを作っておきましょう。
資料作りは経営者視点で！
資料作りの極意は次の通り。
- 資料全体のストーリーを描く
- 資料作成する上で全ての情報を収集
- 資料で伝えたいことを基準に重要度を分類
- 情報の粒度を揃える
- 文章を意味のわかる最低限の言葉にする
- 言葉に意味をもたせる
- 前提条件を明示
- 出来るだけ定量的な情報を盛り込む
- 資料全体でストーリが合っているか確認
- 細部を最終チェック
資料作成は本当に難しいです。
私自身これまで本当に苦労しました。
上司が変われば、好みも変わります。
一番重要なキーワードは全体感です。
自分が経営者になったつもりで作りましょう。
そして現状→分析→課題→対応をシンプルに表現しましょう。
一つでも皆様の参考になるような項目があれば幸いです。
